[HOW TO] Schnell und einfach: Zeugnisse mit Serienbrief erstellen

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Oft ist die Zeit vor der Zeugnisausgabe als stressig und aufwändig verschrien: Zeugnisse für 30 und mehr Schüler schreiben sich als Klassenlehrer ja auch nicht von selbst. Üblicherweise wird den Lehrkräften von der Schule eine Zeugnisvorlage zur Verfügung gestellt, die die einheitliche Formatierung der schuleigenen Zeugnisse sichert. Ich habe diese Woche nun erschrocken festgestellt, dass sich einige Lehrer eine riesige Arbeit damit machen, jedes Zeugnis einzeln auszufüllen und zu drucken. Doch stattdessen könnt ihr es euch auch einfacher haben, indem ihr Zeugnisse mit Serienbrief erstellt.

Was ihr dafür braucht:

• Eine Tabellenkalkulationssoftware (ich nutze hier OpenOffice Calc)
• Eine Textverarbeitungssoftware (hier OpenOffice Writer)
• Die Zeugnisvorlage eurer Schule

Das Schöne: Ihr müsst euch einmal die Arbeit machen, euch eine Serienbrief-Vorlage zu erstellen und könnt diese für jede weitere Zeugnisausgabe wieder verwenden. Ich zeige euch heute, wie ihr Zeugnisse mit Serienbrief erstellt – mit OpenOffice Writer und Calc. Wer lieber mit Microsoft Office oder LibreOffice arbeitet, kann das Problem ebenfalls mit dieser Software lösen. Alle Programme bieten die Serienbrief-Funktion an.

Schritt für Schritt: Zeugnisse mit Serienbrief erstellen

Teil 1: Vorbereitung der Zeugnisvorlage

1. Öffnet die Zeugnisvorlage eurer Schule. Üblicherweise ist das Dateiformat für OpenOffice Writer *.odt. In meinem Fall sieht sie in etwa so aus:
    
   
2. Einige der auszufüllenden Positionen sind individuell, somit für jeden Schüler anders, andere Positionen wie die Klasse, das Schuljahr und (in meinem Fall) die erste und zweite Fremdsprache sind für alle Schüler gleich. Zunächst beschriftet ihr also die Felder, die für alle Schüler gleich lauten. Entwertet direkt die Notenfelder, die nicht benötigt werden, mit der von euch geforderten Symbolik.
    
   

Teil 2: Vorbereitung der Tabelle

3. Nun können wir uns der Tabellenkalkulation widmen. Öffnet OpenOffice Calc und legt eine Tabelle an. Beschriftet die erste Zeile der Tabelle so, dass ihr wisst, welche benötigten Serienfelder zu den Spalten gehören werden. Ich nutze, je nach Platz im Zeugnis-Dokument, die Kürzel der Fächer für die Noten-Spalten oder ausgeschriebene Spaltennamen:
    
   
4. Füllt nun eure Tabelle mit den Schülerdaten und speichert euer Ergebnis ab:
    
   

Teil 3: Verknüpfung von Zeugnisvorlage und Tabelle

5. Jetzt muss die gespeicherte Tabelle mit der Zeugnisvorlage verknüpft werden. Wählt eine Stelle, an der ein Wert aus der Tabelle erscheinen soll (z.B. ganz oben beim Vornamen), und setzt den Cursor an diese Stelle, indem ihr einmal an die Stelle klickt.
   Wählt im oberen Reiter Einfügen und dann Feldbefehl, dann Andere:
    
   
6. Es öffnet sich ein Fenster. Im Reiter Datenbank muss als Feldtyp Seriendruck-Feld ausgewählt werden, oft ist diese Option bereits ausgewählt:
    
   
7. Für den Fall, dass im rechten Bereich des Fensters die entsprechende Tabelle noch nicht eingefügt ist, und das dürfte bei der ersten Nutzung der Fall sein, muss über den Button Durchsuchen die gespeicherte Tabelle mit den Schülerdaten annavigiert und ausgewählt werden, welche daraufhin im rechten Bereich erscheint:
    
   
8. Nun sind die einzelnen Spaltennamen unter der Tabelle aufgeführt und ihr könnt mit dem Button Einfügen (am unteren Fensterrand) ein Feld mit der Verknüpfung zu einer ausgewählten Spalte herstellen. Sobald ihr Einfügen angeklickt habt, wurde an der Stelle mit dem Cursor ein Seriendruck-Feld erstellt. Ihr müsst das Fenster nicht schließen, sondern könnt nun mit offenem Fenster an die verschiedenen Stellen im Zeugnis klicken, um verschiedene Felder einzufügen. Wenn ihr alle Felder eingefügt habt, könnt ihr Schließen anklicken und habt den Großteil geschafft:
    
   

Teil 4: Dokumente personalisieren und speichern/ drucken

9. Nun können wir uns die fertigen Zeugnisse noch anschauen und, wenn nötig, personalisieren. Wählt dafür am oberen Rand den Reiter Ansicht und dann Datenquellen aus:
    
   
10. Die Ansicht eures Dokuments verändert sich etwas und die Tabelle ist einsehbar. Ihr findet oben den Button Seriendruck, den ihr anklickt:
     
    
11. Es öffnet sich der Serienbrief-Assistent, bei dem ihr die ersten Schritte einfach ignorieren könnt. Ihr wählt Weiter aus bis ihr an bei Dokument vorbereiten angelangt seid:
     
    
12. Mit Hilfe der Pfeiltasten könnt ihr nun die verschiedenen Zeugnisse anschauen und auf Fehler überprüfen. Bestätigt den Schritt danach mit Weiter:
     
    
13. Sollten noch Personalisierungen notwendig sein, könnt ihr das im vorletzten Schritt tun, indem ihr Individuelles Dokument bearbeiten klickt. Üblicherweise ist das aber nicht nötig, da ihr individuelle Bemerkungen wie AG-Teilnahmen ebenfalls in der Tabelle in einem Feld festhalten könnt.
     
    
14. Ihr habt es geschafft! Im letzten Schritt könnt ihr noch auswählen, ob ich direkt drucken oder den Serienbrief speichern wollt. Dabei habt ihr die Wahl zwischen dem Speichern in einem Dokument oder in Einzeldokumenten:
     
    

Herzlichen Glückwunsch! Indem ihr bei der nächsten Zeugnisvergabe eure Tabelle einfach mit den neuen Daten füllt, erhaltet ihr ohne großen Aufwand die neuen Zeugnisse und spart euch eine Menge Zeit und Aufwand.

Ich bin ein Fan von offener Software und viele Schulen bieten als Zeugnisvorlagen sowohl die Dokumente für OpenOffice als auch für Microsoft Office an. Wenn ihr die Anleitung für Zeugnisse mit Serienbrief lieber für Microsoft Word lesen wollt, lasst es mich in den Kommentaren wissen – dann werde ich eine zweite Version für die Nutzung von Word und Excel erstellen.

Vielleicht noch ein letzter, aber sehr wichtiger Hinweis: Da ihr mit personenbezogenen Daten eurer Schüler hantiert, müsst ihr die Einverständnis eures Schulleiters einholen. Das gilt übrigens immer, nicht nur für Zeugnisse, aber es ist hier natürlich als Voraussetzung für die Nutzung der Anleitung zu nennen

Fandet ihr die Anleitung sinnvoll oder hapert es an einigen Stellen? Lasst es mich in euren Kommentaren wissen!

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